Digital Transformation

• 19 ก.พ. 64
• 2716
• Share

  • 
  • 
  • 

ETDA เชิญชวนหน่วยงานรัฐใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ย้ำ! ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ได้ตามกฎหมาย

ETDA ชวนหน่วยงานรัฐบอกลากระดาษ แนะ 6 ขั้นตอนสู่การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ชู 3 ประโยชน์ ลดค่าใช้จ่าย - เพิ่มความน่าเชื่อถือ - แลกเปลี่ยนข้อมูลได้เร็วขึ้น พร้อมย้ำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถนำมาใช้ในทางกฎหมายได้

ดร.ชัยชนะ  มิตรพันธ์ ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เปิดเผยว่า ETDA ได้จัดทำคำแนะนำเพื่อสนับสนุนหน่วยงานภาครัฐให้ปรับเปลี่ยนการออกเอกสารราชการให้ทำได้ในแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Licensing Transformation) สอดคล้องการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ ในรูปแบบ “e-Licensing Transformation Playbook” ที่ประกอบด้วย 6 ขั้นตอนสำคัญ ซึ่งหน่วยงานสามารถศึกษาแนวทาง และนำไปประยุกต์ใช้ได้ดังนี้
 
1. การได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารของหน่วยงาน ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการขององค์กร ผ่านการนำเสนอประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับ ตัวอย่างของกรณีที่ประสบความสำเร็จ รวมถึงแผนและสิ่งที่หน่วยงานต้องดำเนินการเพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง
2. จัดเตรียมโครงการและงบประมาณสนับสนุน เพราะในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ หลายหน่วยงานจำเป็นต้องจัดหาเทคโนโลยีและบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเข้ามาสนับสนุนการทำงาน
3. จัดเตรียมลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยหากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประเภทใบอนุญาตควรจัดเตรียมใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงลายมือชื่อ  ซึ่งสอดคล้องกับแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความน่าเชื่อถือตามมาตรฐานที่ ETDA กำหนด
4. พัฒนาระบบหรือกระบวนการสำหรับออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รองรับกระบวนการทำงานหรือ Work Flow ของแต่ละหน่วยงาน  โดยมีคำแนะนำที่ครอบคลุมวัฏจักรของเอกสาร (Document Lifecycle) ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำ การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การส่งและการรับ การตรวจสอบ การนำไปใช้งานหรือประมวลผลเพื่อใช้งาน การเก็บรักษา ตลอดไปจนถึงการยกเลิกเอกสาร



5. ส่งเสริมและทำให้เกิดการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องนับเป็นเงื่อนไขสำคัญที่จะทำให้เอกสารถูกนำไปใช้จริง โดยมีคำแนะนำเกี่ยวกับเทคนิคที่ใช้ในการสร้างความเชื่อมั่นให้แก่หน่วยงานผู้รับเอกสาร รวมถึงแนวทางการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การเก็บรักษา เพื่อให้หน่วยงานสามารถบริหารจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. การปลดล็อกข้อจำกัดด้านกฎหมาย ในกรณีที่การปรับเปลี่ยนให้ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องดำเนินการตามขั้นตอนของกฎหมายที่มีอยู่ ซึ่งอาจไม่สะดวกหรือไม่คล่องตัวหรือมีอุปสรรค และไม่สามารถอาศัยเพียงกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ก็อาจจำเป็นต้องปรับปรุงกฎหมาย โดยในส่วนนี้ได้รวบรวมแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขกฎ ระเบียบ หรือกฎหมายจากหน่วยงานกลางต่าง ๆ เช่น มติคณะรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา



“การให้บริการของหน่วยงานภาครัฐโดยมากเกี่ยวข้องกับการออกเอกสารสำคัญ หรือหนังสือรับรองเพื่อให้การรับรองแก่ผู้รับบริการทั้งบุคคลและนิติบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ แม้ว่าที่ผ่านมาจะมีความพยายามปรับการบริการให้เข้าสู่รูปแบบดิจิทัลแล้วก็ตาม แต่ยังมีข้อจำกัดในขั้นตอนการออกเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเกิดจากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นความไม่แน่ใจเกี่ยวกับมาตรฐาน เทคโนโลยี หรือกฎหมาย ทำให้ปัจจุบันหน่วยงานส่วนมากยังคงออกเอกสารแบบกระดาษ ซึ่งมีความท้าทายหลายด้าน” ดร.ชัยชนะ กล่าว  

การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรฐานจะช่วยยกระดับความน่าเชื่อถือและทำให้เกิดความเชื่อมั่นในการนำไปใช้งาน อีกทั้ง ช่วยลดต้นทุนจากการจัดเก็บเอกสารกระดาษซึ่งเดิมมีต้นทุนสูง โดยเฉพาะเอกสารที่ต้องเก็บเป็นระยะเวลานาน ทั้งนี้ สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับคู่มือการปรับเปลี่ยนการออกเอกสารภาครัฐให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ “e-Licensing Transformation Playbook”  ได้ที่ เว็บไซต์ของ ETDA 

นอกจากนี้ ในช่วงเดือนมีนาคม 2564 ที่จะถึงนี้ ETDA จะมีการจัดอบรมการเตรียมความพร้อมในการปรับเปลี่ยนเพื่อออกเอกสารราชการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ (e-Licensing Transformation Workshop) เพื่อให้บุคลากรด้านดิจิทัลของรัฐได้เตรียมความพร้อมในการปรับเปลี่ยนระบบเพื่อออกเอกสารราชการดิจิทัลที่น่าเชื่อถือ เช่น แนวทางการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัล (Digital ID) และการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการจัดอบรมนี้จะทำให้บุคลากรด้านดิจิทัลของรัฐได้รับการพัฒนาทักษะด้านดิจิทัลและสร้างความเข้าใจ เล็งเห็นถึงประโยชน์ต่อการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องด้วย