ข้อเสนอแนะการจัดการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ซึ่งมีภารกิจในการจัดทำข้อเสนอแนะที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้หน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชนสามารถใช้เทคโนโลยีดิจิทัลที่สอดคล้องและเชื่อมโยงกันอย่างมั่นคงปลอดภัยและน่าเชื่อถือ ได้ดำเนินการจัดทำข้อเสนอแนะการจัดการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามแนวทางการปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้งของหน่วยงานของรัฐ โดยเป็นการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานเป็นการชั่วคราว ในช่วงที่มีการระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ดังนี้

• ประกาศสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง ข้อเสนอแนะการจัดการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามแนวทางการปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้งของหน่วยงานของรัฐ
• ข้อเสนอแนะการจัดการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามแนวทางการปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้งของหน่วยงานของรัฐ

แนวทางการใช้ข้อเสนอแนะฉบับนี้
ข้อเสนอแนะดังกล่าวเป็นแนวทางการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานระหว่างการปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้งของหน่วยงานของรัฐ โดยหน่วยงานของรัฐสามารถนำไปพิจารณาปรับใช้ประกอบกับข้อกำหนดหรือเงื่อนไขที่กำหนดไว้ตามกฎหมายหรือระเบียบที่เกี่ยวข้องของหน่วยงานรัฐนั้นได้ตามความเหมาะสม
แนวทางการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานตามข้อเสนอแนะดังกล่าว ประกอบด้วย

1. การจัดการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ MailGoThai ในการส่งและรับหนังสือทั้งภายในหน่วยงานของรัฐ และระหว่างหน่วยงานของรัฐ เพื่ออำนวยความสะดวกในกรณีที่ไม่สามารถเข้าปฏิบัติงานในสถานที่ตั้งของหน่วยงานของรัฐได้ รวมทั้งเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บข้อมูลการส่งและรับหนังสือที่เกิดขึ้น ทั้งนี้ กรณีการดำเนินการภายในหน่วยงานของรัฐอาจใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ของสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือหน่วยงานของรัฐก็ได้
2. การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์  รองรับการประชุมของหน่วยงานของรัฐในกรณีอื่นที่ไม่ใช่การประชุมตามกฎหมาย พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 เช่น การประชุมระดมความเห็นหรือหารือร่วมกันของหน่วยงานของรัฐ เพื่อให้สามารถประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยความมั่นคงปลอดภัยและมีความน่าเชื่อถือ