การให้บริการของหน่วยงานภาครัฐโดยมากเกี่ยวข้องกับการออกเอกสารสำคัญ หรือหนังสือรับรองเพื่อให้การรับรองแก่ผู้รับบริการทั้งบุคคลและนิติบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ แม้ว่าที่ผ่านมาจะมีความพยายามปรับการบริการให้เข้าสู่รูปแบบดิจิทัลแล้วก็ตาม แต่ยังมีข้อจำกัดในขั้นตอนการออกเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเกิดจากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นความไม่แน่ใจเกี่ยวกับมาตรฐาน ด้านเทคโนโลยี หรืออุปสรรคด้านกฎหมาย ทำให้ปัจจุบันหน่วยงานส่วนมากยังคงออกเอกสารแบบกระดาษ ซึ่งมีความท้าทายหลายด้าน เช่น
ในการทำให้บริการของหน่วยงานภาครัฐเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์ ซึ่งความสำคัญไม่ใช่เพียงแค่การสร้างเอกสาร แต่ต้องครอบคลุมทั้ง
ได้แก่ การจัดทำ การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การส่งและการรับ การตรวจสอบ การนำไปใช้งานหรือประมวลผลเพื่อใช้งาน การเก็บรักษา ตลอดไปจนถึงการยกเลิกเอกสาร
.png.aspx?lang=th-TH "T0_02_01_Advantage-Reduce-Budget.png")
ลดค่าใช้จ่าย
หากคำนึงถึงค่าใช้จ่ายทางตรงและทางอ้อมในการจัดทำเอกสารแบบกระดาษ เช่น จัดทำเอกสารที่มีคุณสมบัติพิเศษเพื่อป้องกันการปลอมแปลง ค่ารับ-ส่งเอกสาร ค่าจัดเก็บรักษา ต้นทุนเวลาของบุคลากร การออกเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์มีค่าใช้จ่ายในระยะยาวที่ต่ำกว่า
เพิ่มความน่าเชื่อถือ
ปัจจุบันองค์กรระดับสากล เช่น ISO ได้กำหนดแนวปฏิบัติด้านเทคโนโลยีเกี่ยวกับการจัดทำเอกสารและการลงลายมือชื่อ ซึ่งเมื่อจัดทำได้ตามแนวทางแล้ว เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะยากต่อปลอมแปลงกว่าเอกสารกระดาษมาก อีกทั้งยังตรวจสอบย้อนกลับได้ด้วยตัวผู้ใช้เอกสารเอง
แลกเปลี่ยนข้อมูลได้
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีการแนบไฟล์ เช่น ไฟล์ XML ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถนำไปประมวลผลได้ จึงสามารถใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานได้โดยสะดวก ไม่ต้องรอให้บุคคลเป็นผู้นำเข้าข้อมูล