Digital Law

• 20 ก.ค. 64
• 11092
• Share

  • 
  • 
  • 

จัดซื้อจัดจ้าง กับการใช้ e-Signature

จากการเร่งขับเคลื่อนของหน่วยงานของรัฐที่มุ่งสู่การปฏิบัติด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเพิ่มความสะดวก คล่องตัว ลดขั้นตอนในการดำเนินงาน และลดการใช้กระดาษ เช่น ระบบการอนุมัติ การอนุญาต การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ อีกทั้งปัจจุบันหน่วยงานของรัฐยังได้ให้เจ้าหน้าที่ของรัฐปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้ง ซึ่งอาจส่งผลให้หน่วยงานของรัฐไม่สามารถดำเนินการให้เป็นไปตาม ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ได้ เช่น กรณีการรับข้อเสนอของผู้ประกอบการบางวิธีที่กำหนดให้ยื่นข้อเสนอโดยตรงต่อหน่วยงานของรัฐ โดยไม่ผ่านทางระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (e - GP) และการลงนามในสัญญา ดังนั้น เพื่อให้การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานของรัฐ สามารถดำเนินการได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เป็นการลดภาระให้แก่หน่วยงานของรัฐ และสอดคล้องกับ พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม คณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ (คณะกรรมการวินิจฉัย) โดยได้รับมอบหมายจาก คณะกรรมการนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ จึงอาศัยอำนาจตามมาตรา 24 วรรคหนึ่ง (6) ประกอบมาตรา 29 วรรคหนึ่ง (7) แห่ง พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 กำหนดแนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

แนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ได้บัญญัติเรื่อง ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ไว้ โดยมาตรา 9 ได้กำหนดวิธีการลงลายมือชื่อในหนังสือที่ให้ถือว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีการลงลายมือชื่อแล้ว ได้แก่ (1) ใช้วิธีการที่สามารถระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อ และสามารถแสดงได้ว่าเจ้าของลายมือชื่อรับรองข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นว่าเป็นของตน และ (2) วิธีการดังกล่าวเป็นวิธีการที่เชื่อถือได้ โดยเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการสร้างหรือส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยคำนึงถึงพฤติการณ์แวดล้อมหรือข้อตกลงของคู่กรณี ประกอบกับมาตรา 13 บัญญัติให้คำเสนอหรือคำสนองในการทำสัญญาอาจทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ และห้ามมิให้ปฏิเสธการมีผลทางกฎหมายของสัญญาเพียงเพราะเหตุที่สัญญานั้นได้ทำคำเสนอหรือคำสนองเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และมาตรา 26 ได้บัญญัติลักษณะของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ไว้ในหลายกรณี

ขณะที่การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีเมล ก็เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ภายใต้กฎหมายข้างต้นด้วยเช่นกัน ดังนั้น เพื่อให้การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานของรัฐสามารถดำเนินการได้โดยสะดวก รวดเร็ว เป็นการลดภาระให้กับหน่วยงานของรัฐ และสอดคล้องกับกฎหมายด้วย นำมาสู่แนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในการจัดซื้อจัดจ้าง โดยสรุปคือ

1. คณะกรรมการ : คณะกรรมการตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ
2. การจัดทำร่างขอบเขตงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะของพัสดุ

• ให้เลขานุการส่งร่างขอบเขตงานฯ ให้กรรมการทางอีเมล
• ให้กรรมการทุกคนยืนยันการได้รับอีเมลโดยตอบกลับอีเมลว่า “รับรองรายงานการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะของพัสดุ” 
• ให้พิมพ์ชื่อกรรมการทุกคนที่เข้าร่วมประชุมแทนการลงลายมือชื่อ

3. การเชิญชวนและการยื่นข้อเสนอ

• กรณีการจัดซื้อจัดจ้างที่กำหนดให้มีการประกาศเชิญชวนผ่านระบบ e-GP ให้ดำเนินการตามเดิมต่อไป
• สำหรับการเชิญชวนที่ไม่ต้องดำเนินการผ่านระบบ e-GP ให้สามารถดำเนินการส่งเอกสารเขิญชวนทางอีเมล

4. การพิจารณาผลและการจัดทำรายงานผลการพิจารณา

• การพิจารณาผล ในกรณีดำเนินการโดยวิธีการคัดเลือก/วิธีเฉพาะเจาะจง/วิธีประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อสิ้นสุดระยะเวลารับซองข้อเสนอ/lสิ้นสุดวันเสนอราคา ให้เลขานุการของคณะกรรมการส่งอีเมลที่เป็นไฟล์ใบเสนอราคาและเอกสารประกอบการยื่นข้อเสนอ ให้กรรมการทุกคน เมื่อกรรมการได้รับอีเมลแล้ว ให้กรรมการแจ้งยืนยันการได้รับอีเมลโดยการตอบกลับอีเมลนั้น ไปยังที่อยู่อีเมลที่ส่งมาว่า "ยืนยันการได้รับเอกสารการเสนอราคาของผู้ยื่นข้อเสนอแล้ว"
• การจัดทำรายงานผลการพิจารณา ในกรณีดำเนินการโดยคณะกรรมการ เมื่อคณะกรรมการดำเนินการพิจารณาผลการเสนอราคาเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เลขานุการของคณะกรรมการจัดทำรายงานผลการพิจารณาหรือผลการจัดซื้อจัดจ้าง และส่งรายงานดังกล่าวให้กรรมการทุกคนทางอีเมล และให้กรรมการทุกคนแจ้งยืนยันการได้รับอีเมลโดยการตอบกลับอีเมลนั้นไปยังที่อยู่อีเมลที่ส่งมาว่า "รับรองรายงานผลการพิจารณา" ทั้งนี้ ในรายงานดังกล่าวให้พิมพ์ชื่อกรรมการทุกคน ที่เข้าร่วมการประชุมในครั้งนั้น กรณีดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ เมื่อเจ้าหน้าที่ดำเนินการเจรจาตกลงราคากับผู้ประกอบการแล้ว ให้เจ้าหน้าที่จัดทำรายงานเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติสั่งซื้อหรือสั่งจ้าง

5. การรายงานผลการพิจารณาต่อหัวหน้างานของรัฐ

• กรณีที่หน่วยงานของรัฐที่อยู่ภายใต้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ให้ดำเนินการตามภาคผนวก 7 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ 
• ​กรณีที่เป็นหน่วยงานของรัฐที่มิได้อยู่ภายใต้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 (1) กรณีที่หน่วยงานของรัฐมีระบบสารสนเทศของหน่วยงานของรัฐโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมฯ (2) กรณีที่หน่วยงานของรัฐยังไม่มีระบบสารสนเทศของหน่วยงานของรัฐโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมฯ อาจนำแนวทางปฏิบัติตามกรณีแรก มาปรับใช้ได้ โดยอนุโลม

6. การทำสัญญา

• กรณีที่หน่วยงานของรัฐมีระบบสารสนเทศของหน่วยงานโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้
• กรณีที่หน่วยงานของรัฐยังไม่มีระบบสารสนเทศของหน่วยงานโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ หน่วยงานของรัฐสามารถดำเนินการได้ดังนี้ (1) ให้ผู้ที่มีหน้าที่ในการจัดทำสัญญาส่งสัญญาที่จัดทำเสร็จเรียบร้อยแล้วไปยังผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกผ่านทางอีเมลที่ผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกได้ให้ไว้แล้วตั้งแต่ในขั้นตอนการยื่นข้อเสนอ และกำหนดให้ผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกยืนยันการได้รับอีเมล โดยการตอบกลับอีเมลนั้นไปยังที่อยู่อีเมลที่ส่งมาว่า "ทราบเงื่อนไขและยินยอมลงนามในสัญญา" (2) กำหนดให้ผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกส่งสัญญากลับมายังหน่วยงานของรัฐทางอีเมลภายในระยะเวลาที่กำหนด และหากไม่ส่งภายในระยะเวลาดังกล่าวถือว่าผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือกไม่ประสงค์จะทำสัญญา ก็ให้ดำเนินการตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ต่อไป (3) หากหน่วยงานของรัฐไม่ประสงค์จะดำเนินการตามข้อ (1) หรือ (2) ก็ให้ดำเนินการจัดพิมพ์สัญญาเพื่อเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาลงนามในสัญญา และเรียกให้ผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือกมาลงนามในสัญญาโดยวิธีการปกติ

7. การตรวจรับพัสดุ

• ให้เลขานุการจัดทำรายงานผลการตรวจรับและส่งรายงานให้กรรมการทางอีเมล
• ให้กรรมการทุกคนยืนยันการได้รับอีเมลโดยตอบกลับว่า “รับรองรายงานผลการตรวจรับ”
• ให้พิมพ์ชื่อกรรมการทุกคนที่เข้าร่วมประชุมแทนการลงลายมือชื่อ

8. การจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

• กรณีที่หน่วยงานของรัฐมีระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่เป็นไปตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมฯ ให้จัดเก็บที่ระบบของหน่วยงาน
• กรณีที่ไม่มีระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่เป็นไปตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมฯ ให้ส่งข้อมูลไปจัดเก็บยังระบบอีเมลกลางของหน่วยงานของรัฐ

9. การจัดให้มีอีเมลของคณะกรรมการ

• กรณีที่คณะกรรมการเป็นบุคลากรภายในหน่วยงานของรัฐที่ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง ต้องดำเนินการทางอีเมลที่เป็นชื่อโดเมน (domain name) ของหน่วยงานของรัฐต้นสังกัดเท่านั้น
• กรณีที่คณะกรรมการเป็นบุคคลภายนอกที่ไม่ใช่บุคลากรในสังกัดหน่วยงานรัฐที่ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างให้เลขานุการของคณะกรรมการประสานเพื่อขออีเมล พร้อมหลักฐานยืนยันว่าเป็นอีเมลของกรรมการรายนั้นจริง โดยแจ้งข้อมูลพร้อมหลักฐานดังกล่าวมาทางอีเมล

นับเป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับหน่วยงานของรัฐ เพื่อให้ขั้นตอนการดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีความสะดวก รวดเร็ว ลดการใช้กระดาษและทรัพยากรธรรมชาติที่ไม่จำเป็น ทั้งนี้ สามารถศึกษาแนวทางและรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตาม หนังสือคณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ ที่ กค (กวจ) 0405.2/ว 348  ลงวันที่ 14 มิถุนายน 2564 และหากมีข้อสงสัยสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Call Center กรมบัญชีกลาง หมายเลข 02 270 6400 ในวันเวลาราชการ[1]