คำถามนี้ดีพี่ตอบให้ : e-Signature กับ ตราประทับนิติบุคคลแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำยังไง ? ใช้แทนกันได้ไหม ??

ปัจจุบันการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทใหม่ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปจดทะเบียนนิติบุคคลที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น แต่เราสามารถเลือกวิธีที่สะดวกสบายกว่า อย่างการจดทะเบียนนิติบุคคลออนไลน์ ผ่านทางเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เลย

อีกทั้งหลายบริษัทเริ่มทำเอกสารเป็นอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเพราะทำได้ง่ายและสะดวกในการรับส่งมากกว่า แต่ก็ทำให้เกิดคำถามอื่นๆ ตามมา โดยเฉพาะนิติบุคคลที่ต้องการใช้งานทั้งการเซ็นเอกสารและใช้งานตราประทับว่าแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องทำยังไง ? 2 อย่างนี้สามารถใช้แทนกันได้ไหม ??

ดังนั้นบทความนี้ จะขอเล่าถึงภาพรวมของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และนำไปสู่คำถามในเรื่องความเกี่ยวข้องของการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และการประทับตราของนิติบุคคลแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะแยกประเด็นสำคัญในการตอบคำถามนี้ออกเป็น 3 ประเด็นหลัก ๆ ดังนี้

ภาพรวมของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

เมื่อบุคคลต้องการแสดงเจตนาที่จะผูกพันตามข้อความ เช่น รับรองความถูกต้องของข้อความหรือยอมรับเงื่อนไขตามข้อความที่ปรากฏในข้อตกลง บุคคลดังกล่าวสามารถกระทำได้โดยการลงลายมือชื่อบนเอกสารกระดาษซึ่งเป็นวิธีการทั่วไปที่ปฏิบัติอยู่ในปัจจุบัน หรือการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (พ.ร.บ. ธุรกรรมฯ)

🚨 สิ่งสำคัญของการลงลายมือชื่อ คือ การทำให้เกิดหลักฐานที่สามารถระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อ และสามารถแสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อเกี่ยวกับข้อความดังกล่าว โดยวัตถุประสงค์หรือเหตุผลของการลงลายมือชื่อนั้นอาจแตกต่างกันตามวัตถุประสงค์และการทำธุรกรรมแต่ละประเภท

ประเด็นแรก:

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตาม พ.ร.บ. ธุรกรรมฯ คืออะไร ?

👉🏻คำตอบ สิ่งแรกที่ต้องทำความเข้าใจก่อนคือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกติดปากกันว่า e-Signature หรือ Digital Signature คืออะไร

• ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) คือ อักษร อักขระ ตัวเลข เสียงหรือสัญลักษณ์อื่นใดที่สร้างขึ้นให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งนำมาใช้ประกอบกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น และเพื่อแสดงว่าบุคคลดังกล่าวยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น
• ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ได้จากกระบวนการเข้ารหัสลับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้สามารถยืนยันตัวเจ้าของลายมือชื่อและตรวจพบการเปลี่ยนแปลงของข้อความและลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้รวมถึงการทำให้เจ้าของลายมือชื่อไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดจากข้อความที่ตนเองลงลายมือชื่อได้
• เจ้าของลายมือชื่อ คือ ผู้ซึ่งถือข้อมูลสำหรับใช้สร้างลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และสร้างลายมือชื่อเล็กทรอนิกส์นั้นในนามตนเองหรือแทนบุคคลอื่น

พ.ร.บ. ธุรกรรมฯ ได้รองรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับการลงลายมือชื่อบนเอกสารกระดาษ กฎหมายดังกล่าวไม่ได้กำหนดเทคโนโลยีที่ใช้ในการลงลายมือชื่ออย่างเฉพาะเจาะจง เพราะอ้างอิงหลักการในเรื่องของความเป็นกลางทางเทคโนโลยี จึงสามารถสร้างขึ้นให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ใด ๆ ก็ได้ หากลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นมีคุณสมบัติเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด

โดยแบ่งได้ 2 ประเภท คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตาม มาตรา 9 และ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ตาม มาตรา 26

• ✏️“ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตาม มาตรา 9” ต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้
  (1) สามารถระบุตัวตนของเจ้าของลายมือชื่อได้ ว่าผู้ลงนามคือใคร
  (2) สามารถแสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อได้ ว่าเป็นการยอมรับข้อความตามที่ได้เซ็น
  (3) ใช้วิธีการที่ตอบข้อ (1) (2) หรือใช้วิธีการที่เชื่อถือได้โดยเหมาะสม ซึ่งพิจารณาได้จาก ความมั่นคงและรัดกุมของวิธีการที่ใช้ ลักษณะ ประเภทหรือขนาดของธุรกรรมที่ทำ ความรัดกุมของระบบติดต่อสื่อสาร
• ✏️“ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ตาม มาตรา 26”ต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้
  (1) ข้อมูลที่ใช้สร้างลายมือชื่อเชื่อมโยงไปยังเจ้าของลายมือชื่อได้
  (2) ข้อมูลที่ใช้สร้างลายมือชื่ออยู่ภายใต้การควบคุมของเจ้าของลายมือชื่อ
  (3) สามารถตรวจพบการเปลี่ยนแปลงของลายมือชื่อได้
  (4) สามารถตรวจพบการเปลี่ยนแปลงของข้อความได้

ประเด็นที่สอง:

ตราประทับของนิติบุคคลทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ไหม ?

หากพิจารณาตาม พ.ร.บ. ธุรกรรมฯ มาตรา 9 ซึ่งระบุไว้ชัดในวรรคท้ายว่า “...ให้นำความในวรรคหนึ่งมาบังคับใช้กับการประทับตราของนิติบุคคลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโดยอนุโลม”

👉🏻คำตอบ คือ ได้ ตราประทับของนิติบุคคลสามารถทำแบบเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ เช่น ประทับในสัญญาในหนังสือมอบอำนาจ ประทับในสัญญาโอนหุ้น ประทับในหนังสือกู้ โดยการทำตราประทับแบบอิเล็กทรอนิกส์ ต้องมีลักษณะครบตามองค์ประกอบตามมาตรา 9 ดังนี้
(1) ระบุได้ว่าเป็นตราประทับของใคร: ของนิติบุคคลไหน
(2) สามารถแสดงเจตนาของนิติบุคคลนั้นได้ : ว่าเป็นการยอมรับข้อความในเอกสาร
(3) ใช้วิธีการที่ตอบข้อ (1) (2) หรือใช้วิธีการที่เชื่อถือได้โดยเหมาะสม ซึ่งพิจารณาได้จาก ความมั่นคงและรัดกุมของวิธีการที่ใช้ ลักษณะ ประเภทหรือขนาดของธุรกรรมที่ทำ ความรัดกุมของระบบติดต่อสื่อสาร
 
= หากทำครบตามองค์ประกอบแล้วก็ถือว่ามีการลงตราประทับนิติบุคคลแล้วนั้นเอง ในส่วนเทคโนโลยีที่ใช้ในการทำตราประทับกฎหมายไม่ได้กำหนดไว้โดยเฉพาะ ผู้ใช้งานสามารถพิจารณาได้ตามความเหมาะสมของหน่วยงาน หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ประเด็นที่สาม:

ในกรณีที่การจะกระทำการแทนบริษัท กรรมการจะต้องลงลายมือชื่อและประทับตราบริษัท สามารถตีความให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของกรรมการเป็นการประทับตราบริษัทได้ไหม?

❌ ใช้แทนไม่ได้ เพราะลายเซ็นกับการประทับตราบริษัทเป็นการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อความและบุคคลที่แตกต่างกัน

โดยลายเซ็นหรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ใช้เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนตราประทับใช้เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างนิติบุคคลกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ จึงมีลักษณะและวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่แตกต่างกัน  

📌 บทสรุป
(1) ตราประทับของนิติบุคคลทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ไหม ?
(2) ในกรณีที่การจะกระทำการแทนบริษัท กรรมการจะต้องลงลายมือชื่อและประทับตราบริษัท สามารถตีความให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของกรรมการเป็นการประทับตราบริษัทได้ไหม?
 
ขอสรุปสั้นๆ ว่าการประทับตราของนิติบุคคลสามารถทำแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้และมีผลตามกฎหมาย แต่ไม่สามารถใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แทนตราประทับนิติบุคคลได้ เพราะลายเซ็นกับตราประทับนิติบุคคล มีวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่แตกต่างกัน นั่นเอง

• ข้อเสนอแนะมาตรฐานฯ ว่าด้วยแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เลขที่ ขมธอ. 23-2563
• ระบบจดทะเบียนนิติบุคคลทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-Registration) กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
• หลักเกณฑ์การจัดทำตราของห้างหุ้นส่วนหรือบริษัท - กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์