Digital Law
- 22 ก.ย. 64
-
11449
-
คำถามนี้ "ดี" พี่ตอบให้: e-Saraban ก้าวสำคัญสู่ภาครัฐดิจิทัล
สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ Electronic Transactions Development Agency (ETDA) (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เป็นอีกหน่วยงานที่เพื่อน ๆ ภาครัฐถามไถ่กันมาในเรื่องของระเบียบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Saraban โดยเฉพาะอย่างยิ่งการดำเนินงานตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ในฐานะที่ ETDA เป็น 7 หน่วยนำร่องเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
มีอะไรที่เพื่อน ๆ ภาครัฐ แม้แต่ผู้สนใจในเรื่อง e-Saraban สอบถามกันเป็นพิเศษ มาติดตามกัน
1. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร
ตอบ การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้อีเมลของส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด
2. หากส่วนราชการยังไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน ส่วนราชการต้องดำเนินการอย่างใด
ตอบ ต้องดำเนินการตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ข้อ 89/1 คือ “อย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสําหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการนั้น”
3. กรณีที่ส่วนราชการมีที่อยู่อีเมลกลางแล้ว แต่รูปแบบไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ ภาคผนวก 7 ข้อ 1 หน่วยงานควรทำอย่างไร
ตอบ ควรสร้างอีเมลกลางใหม่ที่มีรูปแบบตามที่กำหนดในภาคผนวก 7 ข้อ 1 ทั้งนี้ ส่วนราชการอาจตั้งค่าให้อีเมลกลางเดิมส่งอีเมลต่ออัตโนมัติ (Auto Forward) ไปยังอีเมลกลางใหม่ที่ถูกต้อง
4. ส่วนราชการสามารถดูที่อยู่อีเมลกลางของหน่วยงานของรัฐทั้งหมด ได้ที่ใด
ตอบ สามารถตรวจสอบได้ที่เว็บไซต์ของ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) หรือ DGA ที่ https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/mailgothai/ หรือที่เว็บไซต์ของแต่ละส่วนราชการ ซึ่งจะมีการประชาสัมพันธ์ที่บนหน้าเว็บไซต์ ตลอดจนช่องทางสื่อสารต่าง ๆ ของหน่วยงานนั้น ๆ
5. หากส่วนราชการมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อมโยงอยู่กับระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-CMS) ของ DGA อยู่แล้ว ส่วนราชการต้องดำเนินการใดเพิ่มหรือไม่
ตอบ เนื่องจากยังมีส่วนราชการอื่นที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลฯ (e-CMS) ดังนั้น เพื่อรองรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์กับหน่วยงานดังกล่าว จึงต้องจัดให้มีที่อยู่อีเมลกลางตามระเบียบสำนักนายกฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ภาคผนวก 6 ข้อ 1 เพิ่มเติม
6. กรณีที่เจ้าหน้าที่ได้รับหนังสือราชการเข้ามาที่อีเมลส่วนตัวต้องทำอย่างไร
ตอบ ในกรณีที่เจ้าหน้าที่ได้รับหนังสือราชการเข้ามาที่อีเมลส่วนตัวหรืออีเมลอื่นที่ไม่ใช่อีเมลกลางของหน่วยงาน
ให้เจ้าหน้าที่ที่เป็นเจ้าของอีเมลดังกล่าว ส่งต่อหนังสือไปยังอีเมลกลาง และให้เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางของหน่วยงานส่งอีเมลแจ้งกลับไปยังผู้ส่งเพื่อแจ้งให้ทราบที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องสำหรับการจัดส่งครั้งต่อไป
7. ถ้าประชาชนทำหนังสือถึงหน่วยงานราชการ สามารถส่งไปที่อีเมลกลางของหน่วยงานนั้น ๆ ได้หรือไม่
ตอบ ได้ ประชาชนสามารถทำหนังสือส่งเข้ามาที่อีเมลกลางของหน่วยงานราชการได้เช่นกัน
8. กรณีมีคำถามเกี่ยวกับระเบียบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่ต้องทำอย่างไร
ตอบ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ FB สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ Link: https://www.facebook.com/esaraban ที่เป็นความร่วมมือของ 7 หน่วยงานกลาง ซึ่งเป็น7 หน่วยนำร่องเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ สปน. สคก. สลค. สำนักงาน ก.พ. สำนักงาน ก.พ.ร. DGA และ ETDA
e-Saraban ก้าวสำคัญสู่ภาครัฐดิจิทัล