คนทำธุรกิจต้องรู้ เปลี่ยนทุกเอกสารเป็นดิจิทัล ทำอย่างไรให้ใช้ได้จริง มีกฎหมายรองรับ

ในยุคที่ธุรกิจต้องปรับตัวเข้าสู่โลกดิจิทัล การใช้เอกสารดิจิทัล กลายเป็นส่วนสำคัญของการทำงานและธุรกรรมต่าง ๆ เพื่อตอบสนองต่อการทำธุรกรรมที่รวดเร็ว ประหยัด และมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังเป็นส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนสู่เศรษฐกิจดิจิทัลที่รัฐบาลไทยมุ่งมั่นจะพัฒนา แต่การใช้เทคโนโลยีเหล่านี้อย่างปลอดภัยและเป็นที่ยอมรับในวงกว้างเป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญ บทความนี้จะอธิบายถึงแนวทางการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง เพื่อปรับรูปแบบการทำงานและการทำธุรกรรมในภาคธุรกิจปัจจุบันให้เป็นดิจิทัล รวมถึงการมีผลทางกฎหมายของการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

ทำไมต้องใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

1. ลดค่าใช้จ่าย ประหยัดงบประมาณจากการใช้กระดาษ การจัดส่งเอกสาร และการเดินทาง
2. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สามารถลงนามและทำธุรกรรมได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องรอให้ผู้ลงนามเดินทางมาพบกัน เพิ่มความสะดวกและความรวดเร็วในการดำเนินงาน
3. เพิ่มความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้เทคโนโลยีที่เชื่อถือได้ในการป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลง และสามารถตรวจสอบที่มาของเอกสารหรือผู้ลงนามได้ ทำให้ทุกฝ่ายมั่นใจในความถูกต้อง หากมีการลงนามแบบดิจิทัลที่ตรวจสอบได้
4. บริหารจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น การจัดเก็บและเรียกใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บ สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างสะดวก และยังนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการวิเคราะห์ ประมวลผล หรือพัฒนา AI ในการจัดการข้อมูลเชิงลึกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. มีกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รองรับให้ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นพยานหลักฐานในชั้นศาลได้

ประเทศไทยมีกฎหมายว่าด้วยการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รองรับให้เอกสารและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับการใช้เอกสารกระดาษและลายเซ็นน้ำหมึก ซึ่งนั่นหมายความว่าเราสามารถสร้างเอกสาร สัญญา หรือหนังสือรับรองในรูปแบบดิจิทัลได้โดยมีกฎหมายรองรับ

นอกจากการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ยังสามารถทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องทางออนไลน์ได้เลย โดยไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงานของหน่วยงานรัฐอีก

การติดต่อราชการออนไลน์ที่สะดวกยิ่งขึ้น
หลายคนอาจจะเคยเจอปัญหาต้องใช้เอกสารเร่งด่วน แต่ไม่มีเวลาเดินทางไปขอด้วยตัวเอง หรือจะต้องใช้งานเอกสารรับรองธุรกิจจากหน่วยงานของรัฐ ตอนนี้มี พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 เปิดช่องทางให้ประชาชนและภาคธุรกิจสามารถติดต่อกับหน่วยงานรัฐในรูปแบบออนไลน์ได้ ตั้งแต่การยื่นคำร้อง การรับเรื่อง การส่งเอกสาร ไปจนถึงการแจ้งผลการพิจารณา ทำให้ลดความจำเป็นในการเดินทางไปที่สำนักงานราชการ และเพิ่มความรวดเร็วและโปร่งใสในการบริการ ตัวอย่างเช่น:

1. การจดทะเบียนบริษัท สามารถดำเนินการได้ผ่านเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) โดยไม่ต้องไปที่สำนักงาน
2. การขอหนังสือรับรองบริษัท สามารถดาวน์โหลดในรูปแบบ PDF ได้ผ่านทางเว็บไซต์ e-Service ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
3. การยื่นภาษีและระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ภาคธุรกิจสามารถออกใบเสร็จและใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์และส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ ผ่านเว็บไซต์ e-Tax ของกรมสรรพากร หรือผ่านโปรแกรมบัญชีที่รองรับการทำงานร่วมกับระบบ e-Tax

การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความน่าเชื่อถือ แต่ยังสอดคล้องกับกฎหมายที่รองรับอย่างชัดเจนในประเทศไทย ทั้งยังช่วยให้ธุรกิจและประชาชนสามารถทำธุรกรรมกับหน่วยงานรัฐได้ง่ายขึ้น

รู้จักกับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Signature
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) คืออักษร อักขระ เสียง หรือสัญลักษณ์ใด ๆ ที่ใช้ประกอบกับเอกสารหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อระบุตัวบุคคลว่าผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น โดยสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท

1. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป สามารถใช้วิธีการระบุตัวบุคคลหรือหลักฐานอื่น ๆ ในการพิสูจน์ตัวตน เช่น ลายมือชื่อที่แนบมากับอีเมลหรือการเซ็นบนแท็บเล็ต ที่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นการเซ็นจากตัวบุคคลจริง ๆ
2. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบเชื่อถือได้ เช่น Digital Signature มีกลไกในการเข้ารหัสลับเพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลและให้เจ้าของลายมือชื่อควบคุมการลงนามของตนเอง

โดยทั้งสองรูปแบบจะยึดหลักการสำคัญในการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่

1. ต้องระบุตัวตนของผู้ลงนามได้ ลายมือชื่อในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องสามารถเชื่อมโยงกับตัวบุคคลที่เป็นเจ้าของลายมือชื่อได้
2. ต้องแสดงเจตนาของผู้ลงนาม เช่นเดียวกับการเซ็นชื่อบนกระดาษ ผู้ลงนามต้องแสดงเจตนาว่าเห็นชอบในเนื้อหา
3. ต้องใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ ระบบต้องมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง

ธุรกิจควรเลือกใช้ ลายมือชื่อแบบเชื่อถือได้ (Digital Signature) ในกรณีที่เอกสารมีความสำคัญทางธุรกิจหรือเกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่มีมูลค่าสูง เพื่อความน่าเชื่อถือและง่ายต่อการระบุตัวตนคนลงลายมือชื่อ

เปรียบเทียบความง่ายของการทำสัญญาในรูปแบบกระดาษ และแบบดิจิทัล

การทำสัญญาแบบกระดาษ คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายเซ็นเอกสารตามที่ตกลงกัน บริษัทต้องแนบสำเนาหนังสือรับรองบริษัทที่เซ็นรับรองสำเนาถูกต้องโดยผู้มีอำนาจ บุคคลต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนที่เซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง ต้องซื้ออากรแสตมป์มาแปะบนสัญญาและสำเนาตามมูลค่าที่กฎหมายกำหนด

ในรูปแบบดิจิทัล การทำสัญญาก็มีความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายเซ็นเอกสารผ่านระบบ ออนไลน์ หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ลงในไฟล์สัญญา บริษัทส่งไฟล์หนังสือรับรองบริษัทแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้กับคู่สัญญา จากนั้นซื้ออากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Stamp) ผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร (https://efiling.rd.go.th/rd-efiling-web/authen/OS9_V2) แล้วใช้รหัสรับรอง (ที่เป็นตัวเลขหรือ QR code) ที่ได้จากการเสียอากรแสตมป์ ประกอบในสัญญาตามมูลค่าที่กฎหมายกำหนด ก็เรียบร้อย

กฎหมายรองรับให้เอกสารและลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าเอกสารกระดาษ
หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สามารถสอบถามสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อขอคำแนะนำได้โดยตรง ทั้งนี้ กฎหมายได้รองรับให้เอกสารและลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าเอกสารกระดาษ ในกรณีที่เกิดข้อพิพาทหรือจำเป็นต้องดำเนินการทางกฎหมาย เอกสารและลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายเช่นกัน

สร้างความตระหนักรู้ เรื่องการเลือกใช้เทคโนโลยีที่น่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
อยากรู้เรื่องการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ชวนทุกท่านมาสร้างความรู้ และความเข้าใจ เพื่อปรับกระบวนการทำงานและบริการสาธารณะให้มีความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ ในกิจกรรม “สร้างความตระหนักรู้ เรื่องการเลือกใช้เทคโนโลยีที่น่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์” เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจ เจ้าหน้าที่หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน และประชาชนทั่วไปที่สนใจ เป็นกิจกรรมที่เปิดให้ร่วมอบรมฟรี แบบไม่มีค่าใช้จ่าย โดยจะจัดขึ้นใน 4 จังหวัดทั่วประเทศตามกำหนดการนี้

⁃ ขอนแก่น (Onsite) วันศุกร์ที่ 22 พ.ย. 67 ณ ศูนย์ประชุมและแสดงสินค้านานาชาติไคซ์ ขอนแก่น
⁃ ภูเก็ต (Onsite) วันอังคารที่ 26 พ.ย.67 ณ Seabed Grand Hotel Phuket
⁃ เชียงใหม่ (Onsite) วันพุธที่ 4 ธ.ค.67 ณ Kantary hills Chiangmai และรอบสุดท้าย
⁃ ชลบุรี (Hybrid) วันศุกร์ที่ 13 ธ.ค.67 ณ Pullman Pattaya Hotel G (ปิดรับสมัครวันที่ 12 ธ.ค. 67) 

ระยะเวลากิจกรรมในทุกรอบ เริ่มเวลา 08.30 ถึง 13.00 น. โดยประมาณ  
สมัครเข้าร่วมกิจกรรมได้ที่  Link : https://forms.gle/LWMzoreUr4ACUTgk8