จาก Meeting สู่ e-Meeting ในวันที่องค์กรต้องปรับตัว

ในวันที่หลายคน Work from Home เพื่อช่วยประเทศหยุดยั้งสถานการณ์การระบาดของโรคติดเชื้อโคโรนา 2019 (COVID-19) แล้วสามารถใช้โปรแกรมหรือแอปพลิเคชันเพื่อประชุมทางออนไลน์กับคนอื่น ๆ ทำให้เกิดข้อสงสัยว่า มีกฎหมายที่รองรับในเรื่องนี้ไหม มีข้อกำหนดอะไรบ้าง และจะนำมาใช้ในการประชุมที่สำคัญขององค์กรอย่างไร ถึงจะชอบด้วยกฎหมาย

และเนื่องจากการประชุมผู้ถือหุ้นต่อจากนี้ไป มีความสำคัญมาก เกิดคำถาม เกิดข้อสงสัย ถึงความปลอดภัย และสิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังจากนี้ ที่เวที #ตามติดโควิด-19 โดย สำนักข่าวไทย เมื่อวันที่ 25 มีนาคม 2563 ได้เจาะประเด็นในหัวข้อ "มาตรการการจัดการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์" โดยได้เชิญตัวแทนจากภาคส่วนที่เกี่ยวเข้ามาร่วมพูดคุย ได้แก่

• รื่นวดี สุวรรณมงคล เลขาธิการคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.)
• พูนพงษ์ นัยนาภากรณ์​ รองอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
• จินตพันธุ์ ทังสุบุตร ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารหลักสูตรนักกฎหมายภาครัฐ สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา
• ดร.ชัยชนะ มิตรพันธ์ รองผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ปฏิบัติหน้าที่แทน ผู้อำนวยการฯ
• นายแพทย์อัษฎางค์ รวยอาจิณ รองอธิบดีกรมควบคุมโรค

เมื่อความเสี่ยงของ COVID-19 ก่อให้เกิดคำถามว่า จะจัดประชุมได้หรือไม่

พูนพงษ์ เผยว่า ณ ขณะนี้ ประเทศเรามีบริษัทเอกชนอยู่ประมาณ 560,000 ราย และมีบริษัทมหาชนอยู่ประมาณ 1,400 ราย ซึ่งส่วนหนึ่งก็อยู่ในตลาดหลักทรัพย์ ตามกฎหมายทั้งบริษัทเอกชนและบริษัทมหาชน ผู้บริหารต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้น ระยะเวลาอยู่ที่รอบปีบัญชี ปิดบัญชีเมื่อไรก็ต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นภายใน 4 เดือน ซึ่งส่วนใหญ่บริษัททั้งเอกชนและมหาชน ก็จะปิดตามปีปฏิทิน คือ 31 ธันวาคม ดังนั้นก็จะเป็นช่วงนี้คือปลายมีนาคมและเมษายนทั้งเดือนที่จะทยอยจัดกัน

บริษัทเอกชนนั้นมีผู้ถือหุ้นตั้งแต่ขนาดเล็กประมาณ 3 คน ไปถึงขนาดกลาง ขนาดใหญ่ โดยเฉพาะบริษัทมหาชน จะมีผู้ถือหุ้นจำนวนมาก ขณะที่ทางภาครัฐขอความร่วมมือช่วยงดกิจกรรมที่มีการรวมกันของคนจำนวนมาก

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ออกประกาศเลื่อนได้

• หากไม่จัด ทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ก็ออกประกาศเพื่อมาอำนวยความสะดวก ตั้งแต่ 4 มีนาคม 2563 (https://www.dbd.go.th/news_view.php?nid=469417122) ให้เลื่อนสำหรับที่ไม่สามารถจัดได้ หรือไม่สามารถจัดตามกำหนดได้ โดยให้แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อให้กรมฯ ผ่อนผันเป็นรายกรณีไป

“ประกาศนี้เป็นปลายเปิด เพราะต่างก็ไม่รู้ว่า สถานการณ์ของ COVID-19 จะไปถึงไหน คือถ้าจบเร็วและทางบริษัทอยากประชุมเร็ว ก็ทำได้เลย” พูนพงษ์ กล่าว



หากจัด ก็จะมี 2 เรื่องคือ

• เรื่องที่ 1 ใช้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
• เรื่องที่ 2 ถ้าจะจัดปกติ ผู้บริหารแต่ละบริษัทต้องดูความจำเป็นที่จะต้องจัด ซึ่งจะต้องดำเนินการตามคำแนะนำของทางกระทรวงสาธารณสุข ว่าการจัดกิจกรรมที่มีคนพอสมควร ควรจะดำเนินการอย่างไร

 

ก.ล.ต. ย้ำ ถ้ายังจะจัด ต้องคำนึงถึงความปลอดภัย

รื่นวดี เพิ่มเติมว่า การที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ได้ออกหนังสือเวียนเมื่อวันที่ 4 มีนาคม เป็นการปลดล็อกทำให้บริษัทมหาชนเข้าใจมากขึ้น ว่าถ้าไม่สามารถจัดได้ตามกฎหมายที่ว่าต้องจัดประชุมภายใน 4 เดือนหลังปิดงบเดือนธันวาคม ก็คือภายในเมษายน ก็สามารถขอผ่อนผันได้ เป็นการทำให้คลี่คลายปัญหาไป

“ทำไมถึงไม่กำหนดช่วงเวลาเลือนวันประชุมที่แน่นอนเหมือนต่างประเทศ เพราะกฎหมายแต่ละประเทศเขียนต่างกัน แต่ทั้งนี้ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าก็มีความยืดหยุ่น โดยถ้าไม่จัด ก็ทำหนังสือขอผ่อนผันเป็นกรณี ๆ ไป”

หากในกรณีที่จัด ทาง ก.ล.ต. เน้นย้ำว่า ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของผู้เข้าร่วม

กรณีที่ 1 การจัดประชุมแบบปกติ ก.ล.ต. ขอยืนยันและรณรงค์ รวมถึงเรียกร้อง ให้บรรดาผู้ถือหุ้นไม่ต้องไปเอง ใช้การมอบอำนาจ มอบฉันทะให้กรรมการอิสระ ซึ่งเป็นตัวแทนของผู้ถือหุ้น ในกรณีที่มีความจำเป็นต้องจัดประชุม

“ได้พูดคุยกับ ETDA ว่าวันนี้หลายคนไม่สะดวกที่จะออกเดินทางไป จะส่งการตอบรับทางไลน์ได้ไหม ทางอีเมลได้ไหม ก็ได้รับคำตอบว่าได้ อีกหลายคนก็ตั้งคำถามว่า หนังสือมอบฉันทะส่วนใหญ่ติดอากร ที่นี้จะติดอย่างไร ตรงนี้ ทางกรมสรรพากรก็มีระบบ e-stamp ซึ่งไปคลิกซื้อ แล้วทำผ่านออนไลน์ได้”

กรณีที่ 2 การจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือ e-Meeting ตามพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563  ซึ่งรองรับการจัดประชุมทางไกล ไม่ต้องส่งใบมอบฉันทะแบบกรณีแรก สามารถประชุมได้จากที่บ้าน เพียงเข้าระบบ

รื่นฤดี ย้ำว่า หลายบริษัทมีข้อห่วงใยกันมากกว่า หากใช้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ต้องระบุในข้อบังคับบริษัทหรือไม่ ซึ่งในเรื่องนี้ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า เขียนชี้แจงแล้วว่าถึงแม้ไม่เคยมีการระบุในข้อบังคับก็สามารถจัดได้ 
 

หลักเกณฑ์ e-Meeting ที่กฤษฎีกา และ ETDA อยากแนะนำ

จินตพันธุ์ กล่าวว่า เป็นความโชคดีที่ประเทศไทย ได้มีการปรับกฎหมายให้มีความทันสมัย สอดคล้องกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งกฎหมายว่าด้วยบริษัทมหาชนก็ดี เกี่ยวกับประมวลแพ่งของบริษัทก็ดี จะมีเรื่องของการประชุมอยู่เสมอ ซึ่งการประชุมตามกฎหมายเหล่านี้ ตามที่ทุกคนเข้าใจก็คือมีคนจำนวนมากมารวมตัวกัน

กฎหมายเรื่อง e-Meeting มีผลใช้ได้กับทั้งราชการ ทั้งเอกชน เพื่อบอกว่าต่อไปนี้ ไม่จำเป็นต้องมานั่งในที่เดียวกันทั้งหมดต่อไปแล้ว



ทั้งนี้ ก็มีเงื่อนไขเพิ่มเติมคือ การสื่อสารที่จะติดต่อไปที่คนนอก จะต้องมีมาตรฐานความมั่นคงปลอดภัยตามที่กระทรวงดิจิทัลฯ กำหนด ซึ่งก็มีประกาศตั้งแต่ปี 2557 ส่วนฉบับล่าสุดคือ ประกาศกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ​2563

ทั้งนี้ สามารถดูสาระสำคัญ ได้ที่ "สาระสำคัญของ พ.ร.ก.e-Meeting"

ดร.ชัยชนะ ได้อธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ 6 เรื่องด้วยกัน คือ

1. รู้ว่าใครประชุมกับเรา ต้องรู้ว่าใครประชุมกับเรา ซึ่งในสภาวะแบบนี้ต้องทำให้ง่ายที่สุด ทุกอย่างทำให้ทำได้จริง การทำผ่านระบบ ระบบจะมีการให้สิทธิ์การเข้าถึงผ่าน Access Control มีการแจก username และ password ในการเข้าระบบ ก็ใช้ตรงนั้นเป็นกลไกในการแสดงตน เพราะผู้จัดประชุมจะรู้ว่าแจก username และ password ไปให้กับใครบ้าง “หรือถ้าไม่ได้ใช้ระบบที่ซับซ้อน ง่ายสุดคือ โทรศัพท์มือถือ โทร.เข้ามา ก็เป็น caller ID ดู ID ได้ว่าใครเป็นใคร ถ้าเป็นหน่วยงานภายในก็รู้กันอยู่แล้ว หรือกรณีที่ไม่ได้มีการตกลงเรื่องการยืนยันตัวตนไว้ล่วงหน้า ก็ให้ผู้ร่วมประชุมรับรองกันเอง ว่ามีใครเข้าประชุมกันบ้าง แต่แนะนำให้มีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรเอาไว้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการนำมาดูย้อนหลังได้"
2. ช่องทางสื่อสารและการปฏิสัมพันธ์ เวลาโฟนอินหรือใช้ระบบออนไลน์ต้องมั่นใจว่า สัญญาณนั้นเพียงพอใช้ได้ คนที่อยู่คอนโดชั้นสูง ๆ สัญญาณอาจจะไม่ค่อยชัด ก็ต้องเทสต์ดูก่อนว่าค่ายไหนที่สัญญาณชัด ถ้าไม่ชัดจริง ๆ ใช้สายของคอนโด แล้วต่อ extension เข้ามาได้ไหม ก็ต้องทดสอบทดลองกันก่อน  “ในการประชุมบางอย่าง มีเรื่อง Conflict of Interest ที่ผู้ร่วมประชุมบางคนไม่ควรอยู่ในวาระนั้น ๆ เราก็แนะนำว่า ระบบควบคุมการประชุมควรมีวิธีการ ให้ผู้นั้นออกไปจากการประชุม ถ้าไม่มีจริง ๆ ก็ยกเลิก Conference Call แล้วโทร.กันใหม่ เอาคนที่มี conflict ออกไปก่อนก็ทำได้”
3. เอกสาร ควรมีช่องทางให้เข้าถึงได้ อาจส่งอีเมลให้ล่วงหน้า ส่งลิงก์ให้ดาวน์โหลด ก็เป็นวิธีการที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงเอกสารได้
4. การออกเสียงลงคะแนน มีทั้งแบบเปิดเผยผู้ลงคะแนน และแบบลงคะแนนลับ ถ้าเป็นแบบแรก ใช้วิธีขานในที่ประชุมก็ได้ ว่าใคร ในวาระนี้ เห็นด้วย ไม่เห็นด้วยอย่างไร หรือส่งมาทาง SMS ก็ได้ หรือถ้าเป็นแบบลงคะแนนแบบลับ ก็มีระบบอยู่หลายอย่าง เช่น polling โดยส่งความเห็นไป ระบบก็สรุปออกมาโดยไม่ได้บอกว่าใครโหวตอะไร 
5. การบันทึกการประชุม แนะนำว่า ถ้าหน่วยงานเคยบันทึกอย่างไร ก็บันทึกอย่างนั้น แต่การโทร. หรือการใช้ระบบ ก็ควรมีการบันทึกเสียงหรือเสียงและภาพด้วย ง่ายที่สุดคือมือถือเรามีฟังก์ชันบันทึกเสียง สามารถกดปุ่มบันทึกไว้ แล้วเก็บตรงนั้นไว้เป็นหลักฐานประกอบรายงานการประชุมได้ “และบันทึกทั้งวัน เวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วมประชุม เอาไว้เป็นข้อมูลในภายหลัง ถ้ามีการลงคะแนนออกเสียงกันอย่างไร ก็ควรมีการบันทึกเอาไว้ด้วย”
6. การใช้ระบบไอที ย่อมมีการขัดข้องเกิดขึ้นได้ ควรมีเจ้าหน้าที่เฉพาะไว้สำหรับดูแลปัญหาเรื่องพวกนี้ และมีช่องทางให้แจ้งเมื่อระบบมีปัญหา ด้วยวิธีการ phone-in เข้ามา และให้บันทึกถึงปัญหาเหล่านั้นเป็นหลักฐานในอนาคต 

แล้วหากยังต้องจัดประชุม ที่ไม่ใช่ e-Meeting กรมควบคุมโรค แนะนำอย่างไร

นายแพทย์อัษฎางค์ กล่าวว่า หากจะจัดประชุมแบบเดิม ก็ต้องเข้มข้นและ เข้มงวดกับกฎเกณฑ์กติกาของกระทรวงสาธารณสุข ยกตัวอย่างเช่น ผู้เข้าประชุม 300 ขึ้นไป ควรต้องปฏิบัติตามคำแนะนำของกระทรวงอย่างเคร่งครัด เพราะการที่เอาผู้คนมารวมกันมาก ๆ นั้นมีความเสี่ยง

คำแนะนำข้อแรกคือ เลื่อนไปก่อน ซึ่งการเลื่อนไปก่อนโดยมีปลายเปิดเป็นคำแนะนำที่ดีมาก หรือถ้าจัดประชุม ให้ใช้วิธีประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

แต่ถ้าหากไม่จัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ก็ต้องมีกระบวนการคัดกรอง เช่น  

• อาการไข้ คือคนที่มีอุณหภูมิมากกว่า 37 องศา ก็ไม่ให้เข้าร่วม อาจต้องใช้วิธีการมอบอำนาจ และต้องประชาสัมพันธ์ล่วงหน้า ว่าใครที่มีอาการไอ มีไข้ ไม่ให้เข้าร่วม
• มีเตรียมเจลให้ล้างมือ ก่อนเข้าร่วมประชุม (แต่จริง ๆ วิธีการดีที่สุดคือล้างด้วยน้ำและสบู่)
• พื้นที่ในการจัดประชุมต้องไม่แออัด หรือจัดให้มีห้องประชุมหลายห้องที่มีระบบเทคโนโลยีมาช่วยในการถ่ายทอดสัญญาณ
• มีพนักงานมาทำความสะอาดจุดที่สัมผัสร่วมบ่อย ๆ เช่น ประตู ห้องน้ำ ทุกสิบนาที หรือสิบห้านาที
• การจัดอาหารเบรก อาหารกลางวัน ต้องจัดด้วยวิธีที่ปลอดภัย

ชมคลิปย้อนหลังที่