แพลตฟอร์มแจ้งเกิด ยุค WFH

จะ 2 ปีแล้วที่มีการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อ​ไวรัสโคโรนา 2019 หรือ COVID-19 นอกจากความสูญเสียต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ยังก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงด้านการใช้ชีวิตของผู้คนทั่วโลก รวมถึงด้านการทำงานและการดำเนินธุรกิจที่เปลี่ยนไปอย่างเห็นได้ชัดในช่วงเวลาที่ผ่านมา

Work From Home หรือ WFH กลายเป็นกิจกรรมหลักในยุค New Normal ที่หลายบริษัททั่วโลกปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของโรค โดยให้พนักงานได้ปฏิบัติหน้าที่อยู่ในที่พักอาศัยของแต่ละคนและทำงานผ่านช่องทางออนไลน์ ก่อให้เกิดความเติบโตของจำนวนผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ต จำนวนชั่วโมงการใช้งานอินเทอร์เน็ต และการเติบโตของแพลตฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับการทำงานออนไลน์ขึ้นทั่วโลก ไม่เว้นแม้แต่ประเทศไทย ซึ่ง รายงานผลการสำรวจพฤติกรรมผู้ใช้อินเทอร์เน็ตในประเทศไทย ปี 2563 ได้นำเสนอถึงการใช้ระบบงานในช่วง WFH ซึ่งรายงานที่สำรวจในปี 2564 จะเห็นตัวเลขเหล่านี้ชัดเจนยิ่งขึ้น ด้วยตัวแบบสำรวจที่กล่าวถึงสิ่งที่คนออนไลน์ทำอยู่ในช่วง COVID-19 และสิ่งที่จะทำเพิ่มขึ้น น้อยลง หรือไม่ทำต่อหลังช่วง COVID-19

การเติบโตของแพลตฟอร์มที่เกิดขึ้น เช่น แอปพลิเคชันการประชุมออนไลน์อย่าง Microsoft Teams ซึ่งในช่วงเมษายน 2564 มีการเผยตัวเลขว่า มีผู้ใช้งาน 145 ล้านต่อวัน โดยมีการเติบโตถึง 26% นับตั้งแต่ตุลาคม 2563 ซึ่งมีผู้ใช้ต่อวันประมาณ 115 ล้าน ขณะที่ด้านระบบ Zoom พบว่า ไตรมาสแรกของปี 2563 มีผู้ใช้ต่อวัน 300 ล้าน  ซึ่งเพิ่มขึ้นถึง 2,900% หรือตั้งแต่เดือนธันวาคม 2562 ซึ่งตอนนั้นมีผู้เข้าร่วมระบบประชุมต่อวันเพียง 10 ล้าน ซึ่งนับเป็นการเติบโตในช่วงเวลาอันสั้นและมีแนวโน้มที่จะเติบโตสูงขึ้นในสถานการณ์วิกฤตเช่นนี้

…เพื่อให้การทำงานออนไลน์มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ETDA จึงขอนำเสนอรูปแบบแพลตฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับการทำงานออนไลน์ที่เป็น solution ในแง่มุมต่าง ๆ เพื่อให้ทุกคน เข้าใจและเลือกประยุกต์ใช้ในการทำงาน ไม่ว่าจะ Work From Home ไม่ว่าจะอยู่ที่ออฟฟิศ หรือว่าอยู่ที่ไหนก็ตาม

แพลตฟอร์ม e-Meeting

การประชุมออนไลน์หรือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นกิจกรรมหลักที่แทบทุกบริษัท/องค์กรใช้ในการดำเนินธุรกิจแห่งยุค New Normal นอกจากจะนำมาใช้ในการติดตามของทีมได้อย่างสะดวกสบายแล้ว e-Meeting ยังสามารถนำมาใช้ในการประชุมที่กฎหมายกำหนดให้มีการจัดแทนการประชุมแบบเดิมด้วย ซึ่งปัจจุบันก็มีแพลตฟอร์มหรือแอปพลิเคชันระบบ e-Meeting อยู่ในตลาดมากมาย ทั้งของต่างประเทศและของไทย และบางระบบยังได้ให้ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ตรวจรับรองระบบ ซึ่งมีระบบที่ผ่านมาตรฐานการรับรองจาก ETDA ได้แก่ Quidlab FoQus, Microsoft 365 – Microsoft Teams, Google Meet, One Conference รวมทั้งยังมีระบบที่ผู้ให้บริการ ได้ประเมินระบบของตัวเองประกาศไว้ด้วย

จุดเด่น ตัวอย่างของแพลตฟอร์ม e-Meeting ยอดนิยม เช่น Microsoft Teams คือสามารถรองรับการจัดประชุมหรือการจัดสัมมนาที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากได้โดยไม่มีติดขัด และสามารถทำการแยกห้องประชุมในกรณีที่มีการปรึกษาหารือกลุ่มย่อยในที่ประชุมได้ นอกจากนี้ยังสามารถพูดคุยแช็ตส่วนตัว สร้างปฏิทินนัดหมาย หรือฝากไฟล์เก็บเอาไว้บนแอปพลิเคชันได้เช่นกัน

จุดด้อย อย่างไรก็ตาม หากเป็นการใช้งานฟรี แต่ละระบบก็สามารถรองรับผู้เข้าใช้งานได้น้อยลง ในระดับไม่กี่ร้อยคน และจะไม่สามารถใช้ฟังก์ชันบางอย่าง เช่น การนัดหมายการประชุม บันทึกการประชุม หรือประชุมผ่านโทรศัพท์ได้

เสียงจากผู้ใช้งาน แน่นอนว่าหากต้องการใช้ฟังก์ชันแบบครอบคลุมการทำงานในระดับองค์กรที่มีคนจำนวนมาก มีการจัดสรรไฟล์หรือการแชร์ไฟล์เพื่อทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ รวมถึงใช้ฟังก์ชันการทำงานอื่น ๆ ก็ต้องยอมลงทุนกับระบบเหล่านี้ แต่ถ้าหากเป็นองค์กรเล็ก ๆ ที่เน้นการประชุมเพื่อติดตามงานมากกว่า ก็เลือกใช้ระบบที่ใช้งานได้ง่าย แต่ก็ไม่ควรละเลยเรื่องมาตรฐานด้าน Security ต่าง ๆ ของระบบ

แพลตฟอร์มฝากไฟล์ออนไลน์

การฝากไฟล์ออนไลน์ถือเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมากในช่วง Work From Home เพราะถือเป็นถังข้อมูลกลางที่จะรวมงานของทุกคนเข้าไว้ในที่เดียว ซึ่งปัจจุบันก็มีผู้ให้บริการหลากหลายแพลตฟอร์ม เช่น Google Drive, Dropbox, OneDrive ฯลฯ

จุดเด่น โดยรวมของเว็บฝากไฟล์ต่าง ๆ สามารถฝากไฟล์ได้หลายประเภท เช่น ทั้ง PDF, CAD/CAM, PhotoShop, Illustrator , Image, MS Office, Sound, HD Video, Multimedia ฯลฯ ซึ่งผู้ใช้งานสามารภทำการอัปโหลดไฟล์ขึ้นแพลตฟอร์มได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

จุดด้อย ในกรณีการใช้งานแบบฟรีจะมีจำนวนพื้นที่ในการฝากไฟล์อย่างจำกัด เช่น Dropbox สามารถฝากไฟล์ได้ 2 GB, OneDrive สามารถฝากได้ 7 GB และ Google Drive สามารถฝากได้ 15 GB  

เสียงจากผู้ใช้งาน จริง ๆ การใช้งานของแต่ละแพลตฟอร์มข้างต้น ถือว่ามีความสามารถที่ไม่ต่างกันนัก ผู้ใช้งานสามารถเลือกแพลตฟอร์มการใช้งานได้ตามสะดวก

แพลตฟอร์มช่วยตรวจสอบการเขียน

สำหรับผู้ที่มีความกังวลใจเวลาที่ต้องเขียนรายงานเวอร์ชันภาษาอังกฤษ แล้วกลัวว่าจะมีการใช้แกรมมาร์หรือรูปประโยคผิดพลาด ปัจจุบันมีผู้ให้บริการช่วยตรวจสอบการเขียนภาษาอังกฤษมากมาย เช่น แอปพลิเคชัน Grammarly

จุดเด่น เป็นแอปพลิเคชันที่จะแจ้งถึงรูปประโยคที่เขียนผิดและช่วยแนะนำการเขียนที่ถูกต้องให้ ซึ่งสามารถตรวจเช็กได้ตั้งแต่ ประโยคคำ การเขียนอีเมล ตลอดจนถึงการเขียนงานวิจัย อีกทั้งยังสามารถเปรียบเทียบงานเขียนของเราได้ว่ามีการเขียนที่ซ้ำกับผลงานของผู้อื่นด้วยหรือไม่

จุดด้อย หากต้องการใช้บริการตรวจสอบการเขียนแบบละเอียดจะมีการคิดค่าบริการการใช้งาน

เสียงจากผู้ใช้งาน ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับผู้ใช้งานทุกระดับ ตั้งแต่นักเรียน นักศึกษาตลอดจนคนทำงาน นอกจากนี้การมีตัวช่วยในการตรวจสอบการเขียนภาษาอังกฤษจะช่วยให้เราเข้าใจบริบทการใช้งานภาษาได้ดียิ่งขึ้น ถือเป็นการช่วยพัฒนาภาษไปในตัวอีกเช่นกัน

แพลตฟอร์มตัวช่วยสแกนเอกสาร

แม้การทำงาน WFH เป็นการทำงานบนแพลตฟอร์มออนไลน์เสียส่วนใหญ่ แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าเรายังคงพบเจอกับเอกสารตัวจริงที่ต้องส่งต่อบ่อยครั้ง ทำให้เครื่องมือในการช่วยสแกนเอกสารยังคงมีความจำเป็นอยู่มาก ตัวอย่างแอปพลิเคชันบนมือถือที่ช่วยจัดการสแกนเอกสารในปัจจุบันที่มี ได้แก่ CamScanner. iScanner, Scanner App

จุดเด่น สามารถทำการสแกนเอกสารผ่านสมาร์ตโฟนได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และได้ไฟล์ที่มีภาพคมชัด อีกทั้งยังสามารถเลือกสีของภาพ เลือกมุม เลือกขนาดได้ว่าจะสแกนถึงบริเวณไหนของเอกสาร และสามารถบันทึกไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบทั้ง PDF หรือ JPEG

จุดด้อย ในหลาย ๆ แอปพลิเคชัน ผู้ใช้งานที่ไม่ได้เป็นสมาชิกแบบเสียค่าบริการจะถูกจำกัดการใช้งานต่อวัน หรือมีลายน้ำขึ้นบนไฟล์เอกสาร หรือสามารถบันทึกไฟล์เอกสารได้แค่ในรูปแบบ JPEG ไม่สามารถบันทึกในรูปแบบ PDF ได้

เสียงจากผู้ใช้งาน แอปพลิเคชันสแกนเอกสารช่วยเพิ่มความสะดวกให้สามารถสแกนเอกสารได้ในทุกที่ทุกเวลาเพียงแค่มีสมาร์ตโฟนเพียงเครื่องเดียว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการหาเครื่องสแกนและทำให้การทำงานไหลลื่นได้มากขึ้นอีกด้วย
 

รู้หรือไม่!?