คำถามนี้ดีพี่ตอบให้: อยากใช้ e-Meeting ให้ปลอดภัย สอดคล้องตามกฎหมาย ต้องทำอย่างไร

การระบาดของโควิด-19 ช่วง 2 ปีที่ผ่านมา สร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างใหญ่หลวงต่อวิถีชีวิตของผู้คน โดยเฉพาะการผลักดันให้เกิดการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ทั้งในชีวิตประจำวัน การทำงาน รวมถึงการขับเคลื่อนองค์กรของหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ซึ่งการส่งเสริม กำกับดูแล และเร่งพัฒนา เป็นภารกิจสำคัญของ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ Electronic Transactions Development Agency (ETDA) (เอ็ตด้า)​ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ในช่วงวิกฤตนี้

จากเดิมมีประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ (คสช.)[1] คือ จะจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) หรือประชุมออนไลน์ ได้ หนึ่งในสามขององค์ประชุมต้องอยู่ในที่เดียวกันและต้องอยู่ในประเทศ ซึ่งในช่วงที่มีการระบาดอย่างรุนแรงทำแบบนั้นไม่ได้ กระทบไปถึงการประชุมของผู้ถือหุ้นบริษัทใหญ่ ๆ ETDA จึงพยายามหาช่องทางที่จะทำให้การประชุมออนไลน์ถูกต้องตามกฎหมาย โดย ณ ตอนนั้นมีการออก พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563[2] หรือ พ.ร.ก.e-Meeting

ETDA จึงร่วมกับกระทรวงดิจิทัลฯ เร่งออกประกาศกระทรวงเกี่ยวกับมาตรฐานการประชุมออนไลน์[3] ที่มั่นคงปลอดภัย รวมถึงเร่งทำระบบรับรองระบบการประชุมออนไลน์ให้กับผู้ให้บริการรายต่าง ๆ[4] ถือเป็นกิจกรรมแรกที่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในช่วงโควิด-19 เพื่อทำให้การประชุมออนไลน์สามารถดำเนินได้โดยถูกกฎหมาย

ที่ผ่านมา นับตั้งแต่มีการออก พ.ร.ก.e-Meeting ในปี 2563 ที่ผ่านมา มีคำถามอะไรที่ถามมายัง ETDA ค่อนข้างมากในเรื่องประชุมออนไลน์ เราตามไปดูกัน

1. การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) คืออะไร ใช้กับกรณีไหนบ้าง

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ภายใต้บังคับ พ.ร.ก. ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 คือ การประชุมที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุมที่ได้กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งครอบคลุมทั้งการประชุมของหน่วยงานรัฐและเอกชน เช่น การประชุม AGM หรือการประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมสมาชิกสหกรณ์ การประชุมคณะกรรมการ ตามหน่วยงานหรือองค์กรที่กฎหมายจัดตั้ง

ทั้งนี้ กฎหมายฉบับนี้ ไม่ใช้บังคับกับการประชุมบางกรณี เช่น การประชุมของรัฐสภา การประชุมเพิ่อจัดทำคำพิพากษาหรือคำสั่งของศาล การประชุมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐ หรือการประชุมอื่นตามที่กำหนดในกฎกระทรวง

2. การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้อง Online ทุกคนไหม

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้ได้ทั้งแบบที่ออนไลน์ทุกคน หรือ ออนไลน์แค่บางคน เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม 5 คน มีผู้มาประชุมอยู่ในห้องประชุมร่วมกัน 3 คน และอีก 2 คนเข้าร่วมประชุมผ่านทางออนไลน์

3. e-Meeting กับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องทำอย่างไร

แม้ว่า พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 จะระบุว่า ไม่ใช้บังคับกับการประชุมบางกรณี รวมทั้งการประชุมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐ อย่างไรก็ตาม ก็มีการปลดล็อกในเรื่องนี้ด้วยเช่นกัน ตาม หนังสือคณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ ด่วนที่สุด ที่ กค (กวจ) 0405.2/ว 279

ทั้งนี้ กำหนดให้

(1) กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่หน่วยงานของรัฐ อาจใช้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ เฉพาะกรณีการประชุมพิจารณาเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างหรือการนำเสนองานหรือการประชุมพิจารณาพัสดุที่ไม่จำเป็นต้องจับต้องหรือตรวจรับทางกายภาพของตัวพัสดุที่ส่งมอบนั้น

(2) การประชุมที่นอกเหนือจากข้างต้นในข้อ (1) ให้หน่วยงานของรัฐดำเนินการตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560

สามารถศึกษาแนวทางการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อดำเนินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานของรัฐ ได้ตามหนังสือข้างต้น 

4. อยากใช้ e-Meeting ให้มั่นคงปลอดภัย สอดคล้องตามกฎหมาย ต้องทำอย่างไร 

1) ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแสดงตัวตนให้ชัดเจน ก่อนการประชุม

2) การประชุมต้องสื่อสารได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ โดยต้องมีช่องสัญญาณอย่างเพียงพอและมีช่องทางสำรองไว้รองรับในกรณีที่เกิดปัญหา

3. ต้องมั่นใจว่าผู้ที่เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมได้ ซึ่งอาจจะส่งเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเริ่มการประชุม หรือมีช่องทางที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าถึงเอกสาร หรือแสดงให้เห็นในระหว่างการประชุม 

4. ถ้าต้องมีการลงคะแนน อย่าลืมจัดให้มีการออกเสียงลงคะแนนหรือลงมติได้

5. บันทึกเสียง หรือภาพและเสียง ของผู้เข้าร่วมประชุมตลอดเวลาการประชุม เว้นแต่เป็นการประชุมลับ

6. การจัดเก็บข้อมูลหรือหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการประชุม รายละเอียด เช่น ข้อมูลการแสดงตน รายชื่อของผู้เข้าร่วม ถ้ามีการลงคะแนนต้องเก็บวิธีการลงคะแนน กรณีเกิดเหตุขัดข้องต้องมีการบันทึกเหตุขัดข้อง มีการระบุข้อมูลจราจร (Log) ว่ามีใครเข้าประชุมบ้าง เริ่ม-เลิกประชุมกี่โมง

7. ต้องมีช่องทางให้แจ้งเหตุขัดข้องในระหว่างการประชุมได้ เช่น ถ้าสัญญาณไม่ดี สัญญาณขาด ไม่ได้ยินเสียง ให้โทรหาฝ่ายเลขาฯ หรือพิมพ์แจ้งในช่อง Chat