Digital Law

• 30 เม.ย. 64
• 3866
• Share

  • 
  • 
  • 

ETDA ยินดี ได้ร่วมสนับสนุน e-Meeting นิติบุคคล - ผู้ถือหุ้น ที่ได้มาตรฐาน กฎหมายรับรอง ช่วงโควิด-19

ดร.ชัยชนะ มิตรพันธ์ ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เปิดเผยว่า จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ในช่วงที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบัน ทำให้ทุกฝ่ายต้องหันมาใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อลดการพบปะ สัมผัส หรือรวมคนหมู่มาก ขณะที่หน่วยงาน ทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างมีมาตรการให้พนักงานปฏิบัติงานที่บ้าน หรือ Work From Home เพื่อร่วมป้องกันการแพร่ระบาดของโควิด-19 ไม่ให้ขยายวงกว้างออกไป รวมทั้งมาตรการในเรื่องการจัดประชุม เนื่องด้วยการบริหารงานของบริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด สมาคมการค้า และหอการค้า ต้องมีการประชุมคณะกรรมการ ผู้ถือหุ้น หรือสมาชิก เพื่อปรึกษาหารือร่วมกันอันเป็นปกติในทางธุรกิจ โดยส่งเสริมให้การประชุมกรรมการ ผู้ถือหุ้น หรือสมาชิก เป็นการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Meeting ได้ ตามพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ที่ประกาศใช้ตั้งแต่วันที่ 19 เมษายน 2563 เป็นต้นมา หรือเมื่อ 1 ปีที่ผ่านมา



ทั้งนี้ จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ระลอกใหม่ในช่วงเดือนเมษายน 2564 ทั้ง กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และ สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) ต่างก็ได้แนะนำให้นิติบุคคล จัดประชุม e-Meeting

สำหรับ ก.ล.ต. เนื่องจากอยู่ในช่วง การจัดประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปี (Annual General Meeting) หรือ ประชุม AMG ที่บริษัทซึ่งจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ต้องมีการจัดประชุม นอกจาก ก.ล.ต. ได้ออก หนังสือขอความร่วมมือบริษัทจดทะเบียน เมื่อวันที่ 16 เมษายน 2564 พิจารณาให้มีการทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home แล้ว ยังขอความร่วมมือบริษัทจดทะเบียนที่ยังอยู่ระหว่างเตรียมจัดประชุม AMG ในรูปแบบ physical ในช่วงเวลานั้น เป็นการประชุม e-Meeting ตามพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563

ขณะที่ในวันที่ 20 เมษายน 2564 DBD ได้ออก หนังสือ นิติบุคคลประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์...ทำอย่างไร? เพื่อให้บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด สมาคมการค้า หอการค้า ที่ยังไม่ได้จัดการประชุมผู้ถือหุ้น หรือสมาชิก สามารถจัดการประชุมผู้ถือหุ้น หรือสมาชิก จัดการประชุม e-Meeting และเมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ให้นำส่งงบการเงิน สำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น สำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้น หรือรายงานประจำปี ผ่านระบบ DBD e-filing ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยให้ดูรายละเอียดและวิธีการจัดประชุม จาก ETDA

และในวันที่ 26 เมษายน 2564  DBD ได้ออก หนังสือ การจัดประชุมนิติบุคคลภายใต้ประกาศของจังหวัด เรื่อง สั่งปิดสถานที่เป็นการชั่วคราว เพื่อเน้นย้ำว่า นิติบุคลสามารถจัด e-Meeting ได้ตามพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ซึ่งมีผลเช่นเดียวกับการประชุมตามที่บัญญัติไว้ในกฎหมาย โดยให้ดูรายละเอียดเพิ่มเติมจาก ETDA นอกจากนั้น ยังได้ออก คำชี้แจงเกี่ยวกับการจัดประชุมนิติบุคคลภายใต้ประกาศของจังหวัด เรื่อง สั่งปิดสถานที่เป็นการชั่วคราว  โดยนิติบุคคลที่กำหนดจัดประชุมระหว่างวันที่ 26 – 30 เมษายน 2564 เลื่อนการประชุมครั้งใหม่ไม่เกิน 1 เดือนนับจากวันประชุมที่กำหนดไว้เดิม 

ETDA ในฐานะหน่วยงานที่เป็นผู้กำหนด มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศของระบบควบคุมการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่มีเนื้อหาครอบคลุม ทั้งเรื่องการรักษาความลับ การรักษาความถูกต้องครบถ้วนของข้อมูล การรักษาสภาพพร้อมใช้งาน และการดูแลข้อมูลส่วนบุคคล รวมทั้งยังมีบทบาทสำคัญในการตรวจประเมินและรับรองความสอดคล้องของระบบควบคุม e-Meeting แก่ผู้ให้บริการทั้งจากในประเทศและต่างประเทศ เพื่อให้ระบบสอดคล้องกับมาตรฐาน ตามที่ประกาศกระทรวงดิจิทัลฯ เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ภายใต้พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ได้กำหนดไว้นั้น ได้แนะนำหลักในการจัด e-Meeting ผ่านสื่อต่าง ๆ ของ ETDA มาอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทุกหน่วยงาน ไม่ว่าจะภาครัฐหรือภาคเอกชน ที่ต้องมีการจัดประชุม โดยเฉพาะในช่วงเวลานี้ สามารถจัด e-Meeting ได้อย่างมั่นคงปลอดภัย น่าเชื่อถือ สอดคล้องตามมาตรฐานและกฎหมายรองรับ ดังนี้

1.การประชุมโดยทั่วไป จะต้องประกอบไปด้วยหลักการสำคัญๆ  เช่น ก่อนการประชุม ผู้ร่วมประชุมจะต้องแสดงตัวตน โดยใช้วิธีตามที่ผู้จัดการประชุมกำหนด เช่น การพิสูจน์และยืนยันตัวต้น (Digital ID) ด้วย Username, Password หรือให้ผู้ร่วมประชุมรายอื่นรับรองการแสดงตัวตนก็ได้ และระหว่างการประชุม จะต้องสื่อสารกันได้ ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ สามารถการเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุม ทั้งในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ได้ ขณะที่ การออกเสียงลงคะแนน หากเป็นในรูปแบบทั่วไป ที่เปิดเผยได้ จะต้องสามารถระบุตัวตนและเจตนาของผู้ออกเสียงลงคะแนนได้ แต่หากเป็นการออกเสียงลงคะแนนแบบลับ เปิดเผยไม่ได้ ให้ทราบเฉพาะจำนวนของผู้ลงคะแนนและผลรวมของคะแนนนั้นๆ โดยไม่ต้องระบุตัวตน ส่วนการจัดเก็บข้อมูลหรือหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม เช่น วิธีการแสดงตน จำนวนหรือรายชื่อ วิธีการลงคะแนน  ผลรวมคะแนน ทุกประเภทประชุม ทั้งแบบทั่วไปและแบบลับสามารถจัดเก็บได้ เว้นแต่การบันทึกเสียง หรือเสียงและภาพระหว่างการประชุมในการประชุมลับที่จัดเก็บไม่ได้
         
2.การประชุมในเรื่องลับ โดยเฉพาะในหน่วยงานภาครัฐ และการประชุมผู้ถือหุ้น ที่ต้องการผลทางกฎหมาย มีหลักการที่ต้องคำนึงและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด คือ  ผู้ใช้งานจะต้องใช้ระบบการประชุม e-Meeting ที่ติดตั้งและให้บริการในประเทศไทยเท่านั้น และห้ามบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพตลอดการประชุมในวาระลับ รวมถึงห้ามให้ผู้อื่นที่ไม่มีสิทธิรับรู้ข้อมูลลับนั้นๆ รับรู้หรือเข้าร่วมประชุมเด็ดขาด

สำหรับผู้ใช้งานท่านใด ที่ไม่แน่ใจว่าจะเลือกใช้ระบบ e-Meeting ของผู้ให้บริการรายใด จึงจะมีความมั่นคงปลอดภัย เหมาะสมกับรูปแบบการประชุมของตน โดยเฉพาะการประชุมลับ สามารถเลือกใช้ระบบการประชุมจากผู้ให้บริการที่ผ่านการประเมินจาก ETDA ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ระบบการประชุมที่ผ่านการประเมินและรับรองจาก ETDA โดยตรง ตามประกาศ สพธอ. เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขการรับรองระบบควบคุมการประชุม หรือ ระบบการประชุมที่ผ่านการประเมินความสอดคล้องของระบบด้วยตนเอง (Self-assessment) ด้วยแบบฟอร์มและเงื่อนไขที่ ETDA กำหนด โดยสามารถเข้าไปดูรายชื่อผู้ให้บริการที่ผ่านการรับรองในแต่ละประเภท ได้ที่เว็บไซต์ของ ETDA ที่นี่ 
         
อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ให้บริการที่ผ่านการประเมินในรูปแบบ Self-assessment นั้น ETDA เป็นเพียงหน่วยงานที่ตรวจสอบแบบประเมินฯ ว่า ผู้ให้บริการได้มีการประเมินตนเองตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่ ก่อนนำไปให้บริการจริง ดังนั้น ผู้ใช้งานควรศึกษารายละเอียดรูปแบบการประเมินความสอดคล้องของผู้ให้บริการแต่ละราย เพื่อให้แน่ใจว่าระบบ e-Meeting ที่ตนเลือกใช้ มีความเหมาะสมต่อรูปแบบการประชุมของตนเองหรือไม่ โดยสามารถสอบถามข้อมูลจาก ETDA ได้ที่เบอร์ CALL CENTER : 0 2123 1234 หรือ email :[email protected] หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้ให้บริการระบบฯ โดยตรงก็ได้