รู้รอบ ถาม-ตอบ e-Meeting

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นมั้ยว่าทุกคนต้องออนไลน์หมด อันนี้กฎหมายไม่ได้บังคับ จะนั่งอยู่ในห้องประชุม 3 คน อีก 4 คนอยู่ที่อื่น หรือทุกคนอยู่คนละที่กันก็ได้

นั่นเป็นส่วนหนึ่งของบทสนทนา ระหว่าง ทีมจากศูนย์กำกับดูแลและตรวจสอบ แห่ง สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA (เอ็ตด้า) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม กับ บิม - รุสนันท์ ภวภูตานนท์ ณ มหาสารคาม ในฐานะเจ้าของธุรกิจ ที่ต้องการนำระบบการประชุมออนไลน์ มาใช้ในการทำงานในแบบที่กฎหมายรองรับ

ในสถานการณ์ปัจจุบันนี้ ที่โควิด-19 ยังคงระบาด หลายคนต้องหยุดอยู่บ้าน แต่ยังคงต้องทำงานอยู่ ก็เปลี่ยนการทำงานเป็น Work From Home ดังนั้น เมื่อจะจัดประชุม ก็ต้องทำผ่านออนไลน์ ต้องมีการดาวน์โหลดแอปพลิเคชันมากมาย แล้วก็เริ่มประชุมกัน แต่...ถ้าจะจัดประชุมออนไลน์ให้มีมาตรฐาน แล้วบางการประชุมก็ต้องจัด ตามกฎหมาย จะจัดกันยังไงให้กฎหมายรองรับ นำมาสู่การพูดคุยในหัวข้อ รู้รอบ ถาม-ตอบ e-Meeting ขึ้นในครั้งนี้ 

e-Meeting คืออะไร

"จริง ๆ แล้วทุกวันนี้ ส่วนมากเราก็ใช้กันอยู่ในชีวิตประจำวัน เพียงแต่จะมีบางเรื่องที่กฎหมายบอกว่า กรณีนี้ถ้าคุณจะจัดประชุมผ่านสื่อออนไลน์ คุณควรจะต้องดูเรื่องของกระบวนการและมาตรฐานตามกฎหมายด้วย" ฝั่ง ETDA เกริ่นนำ

e-Meeting ตามกฎหมาย นั้นมี พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ที่กำหนดว่า ถ้าเกิดเป็นการประชุมที่กฎหมายบังคับให้ต้องมีการประชุม เช่น การประชุม AGM หรือการประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมสมาชิกสหกรณ์ การประชุมคณะกรรมการ ตามหน่วยงานหรือองค์กรที่กฎหมายจัดตั้ง ถ้าจะจัดประชุม e-Meeting ก็ต้องมาดูการปฏิบัติตามมาตรฐานหรือกระบวนการต่าง ๆ ตามกฎหมายฉบับนี้

อย่างไรก็ตาม กฎหมายนี้ก็เขียนยกเว้นไว้ว่า ถ้าเป็นการประชุมบางกรณีอย่างเช่น การประชุมของรัฐสภา การประชุมตาม พ.ร.บ.ซื้อจ้าง ของหน่วยงานภาครัฐ การประชุมผู้พิพากษาของศาล จะไม่นำมาใช้บังคับ แต่ว่าหน่วยงานสามารถนำไปพิจารณาระเบียบของตนเอง และนำมาปรับใช้ได้ (เช่น กรณีของการจัดซื้อจัดจ้าง ได้มีการแก้ไขระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 27 โดยกำหนดเพิ่มเติมให้การประชุมดังกล่าวสามารถกระทำได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ดูต่อ ที่นี่)

ถ้าจะจัด e-Meeting ต้องดูอะไรบ้าง

แล้วการประชุมที่ต้องการการรับรองอย่างเป็นทางการ จะต้องมีขั้นตอนวิธีปฏิบัติอย่างไรบ้าง ตามกฎหมาย

"เราพูดถึงกรณีตามกฎหมาย จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ส่วนแรกเกี่ยวกับกระบวนการจัดประชุม อีกส่วนหนึ่งคือมาตรฐานของระบบควบคุมการประชุม"



ทาง ETDA ขยายความในส่วนแรกก่อน คือ เรื่องของกระบวนการจัดการประชุม

"กฎหมายเขียนให้มั่นใจว่า ถ้าคุณจะจัดประชุม e-Meeting คุณก็ต้องรู้ว่าคนที่เข้ามาเป็นใคร เขามีสิทธิ์ในการประชุมไหม เขารู้ไหมว่าวันนี้จะเป็นการประชุมแบบออนไลน์ แล้วเขาสามารถเข้าถึงเอกสารได้ไหม อย่างน้อยถ้าจะจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องบอก คนที่จะจัดประชุมต้องแจ้งแล้วให้คนที่จะเข้าประชุมรู้ว่า จะมีการประชุมแบบออนไลน์เกิดขึ้น มีช่องทางการประชุมอย่างไร ใช้ระบบไหน ใช้แอปพลิเคชันไหนในการประชุม แล้วการส่งเอกสาร ก็สามารถส่งเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ หรือคุณจะทำอย่างไรให้ผู้เข้าประชุม ได้เห็นเอกสารในเวลาประชุม เขาจะได้รู้ว่าใช้เอกสารอะไรกัน กรรมการกำลังพูดถึงเอกสารฉบับไหน"



"แล้วในระหว่างการประชุม มันอาจจะมีเหตุขัดข้องเกิดขึ้น ก็ควรจะต้องเตรียมช่องทางสำรอง สมมติสัญญาณดับ คุย ๆ กันอยู่เสียงหายไป จะติดต่ออย่างไร โทร.ได้ไหม โทร.หาฝ่ายเลขานุการละกัน จะได้บอกว่า ตอนนี้สัญญาณขาดจากห้องประชุมนะ

"ในส่วนของหลักฐาน พอเป็นการประชุมออนไลน์ เราก็ไม่เห็น การประชุมปกติ เราก็จะเซ็นชื่อ กฎหมายเลยบอกว่า ถ้าคุณจะจัด คุณเก็บหลักฐานด้วย หลักฐานที่ว่านี้ เช่น อะไรบ้าง Log ในที่นี้คือพวกข้อมูลที่รู้ว่า ใครเข้าใครออกห้องประชุม เวลาเราใช้โปรแกรม e-Meeting เราจะเห็นรายชื่อผู้เข้าประชุม อันนั้นก็เป็นข้อมูลที่บอกว่ามีใครบ้างเข้ามาประชุมเมื่อไร ออกจากห้องประชุมเมื่อไร เป็นหลักฐานข้อมูลที่กฎหมายบอกว่าต้องเก็บ และต้องบันทึกพวกนี้ไว้ในรายงานการประชุมด้วย"

"และให้มีการบันทึกภาพและเสียง คีย์หลักสำคัญของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์คือเรื่องของเสียง เพราะกฎหมายต้องการที่จะบอกว่า ถ้าคุณจะจัด ให้มีการโต้ตอบกันได้ ให้มีการสื่อสารกันได้ ซึ่งจริง ๆ แล้ว ปกติการสื่อสาร เราก็พูดคุยกันเป็นหลักอยู่แล้ว หน้าอาจจะไม่เห็นก็ได้ แต่ให้รู้ว่าคนเข้าประชุมคุยอะไรกัน เพราะฉะนั้น ก็ควรสื่อสารด้วยเสียงเป็นหลัก พอสื่อสารได้ด้วยเสียงเป็นหลัก ก็ให้มีการบันทึกการประชุม เพื่อที่จะนำมาเป็นหลักฐานว่าได้มีการประชุมเกิดขึ้นจริง มีหลักฐานว่ามีการพูดคุยกันอย่างนั้น อย่างนี้ เพราะว่าไม่มีใครเห็นหน้าค่าตากัน"



อย่างไรก็ตาม การประชุมลับ กฎหมายกำหนดไม่ให้บันทึกเสียง รวมทั้งยังมีในเรื่องอื่นที่ต้องคำนึงถึงด้วย "ประชุมลับ จริง ๆ อยากให้มีความเข้มข้นมากขึ้น เพราะห่วงเรื่องของความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล คนเข้าร่วมประชุมต้องรับรองต่อที่ประชุมด้วยว่า ฉันอยู่คนเดียวนะ ไม่ได้มีคนอื่นมาแอบฟัง"

ผู้ประกอบการจะจัดประชุม e-Meeting แบบให้กฎหมายรับรอง ต้องขออนุญาตหน่วยงานก่อนไหม

"ไม่ต้องค่ะ ณ ปัจจุบัน ทุกหน่วยงานต่างรู้ว่ามีการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และถ้าเป็นกรณีของบริษัทเอง ทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือรวมถึงตลาดหุ้น ตลาดทุน ทาง ก.ล.ต. ทางตลาดหลักทรัพย์ ทุกหน่วยงานรับทราบอยู่แล้ว ว่ามีการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์เกิดขึ้น อย่างกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเองก็รองรับ แล้วก็มีเกณฑ์ ก.ล.ต. ก็มีตัวอย่างออกมาว่า ถ้าคุณจะประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คุณทำอะไรได้บ้าง คุณควรจะมีวิธีการอย่างไรบ้าง" 

เพียงแต่กระบวนการ ต้องเป็นไปอย่างที่ได้กล่าวไว้ นอกจากนี้ จะมีอีกส่วนหนึ่งที่ยังไม่ได้พูดถึงคือ "มาตรฐานของระบบควบคุมการประชุม"
 

เราจะรู้ได้อย่างไรว่า ใช้ระบบไหน

ที่อธิบายข้างต้นไปแล้วคือ กระบวนการ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทำได้อย่างครบถ้วน มีหลักฐานยืนยัน จะได้ลดทอนปัญหาการโต้แย้งกัน แต่ทีนี้ จะมีอีกส่วนหนึ่ง มาตรฐานของระบบควบคุมการประชุม เราจะรู้ได้อย่างไรว่าใช้ระบบไหน ทาง ETDA อธิบายว่า

ระบบควบคุมการประชุมจะเป็นมาตรฐานตามที่ ETDA ประกาศ ทั้งนี้ มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศของระบบควบคุมการประชุม เป็นมาตรฐานที่ ETDA จัดทำขึ้นภายใต้ประกาศกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ซึ่งครอบคลุมหลักการสำคัญของการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ได้แก่

• การรักษาความลับ (confidentiality) เพื่อป้องกันการเข้าถึง ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลโดยผู้ไม่มีสิทธิ
• การรักษาความถูกต้องครบถ้วน (integrity) เพื่อป้องกันข้อมูลไม่ให้ถูกแก้ไข สูญหาย เสียหาย หรือถูกทำลายโดยไม่ได้รับอนุญาต
• การรักษาสภาพพร้อมใช้งาน (availability) เพื่อให้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำงาน เข้าถึง หรือใช้งานได้ในเวลาที่ต้องการ
• การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

โดยผู้ให้บริการต้องดำเนินการตามข้อกำหนดด้านความมั่นคงปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ใน 10 วัตถุประสงค์ 

ทั้งนี้ ETDA ก็มีการรับรองระบบควบคุมการประชุมของผู้ให้บริการที่ได้มาตรฐานข้างต้นด้วย แต่ก็ไม่จำเป็นต้องให้ ETDA รับรองแต่อย่างใด ถ้าผู้ให้บริการระบบ บอกได้ว่า สามารถทำได้ตามมาตรฐาน

และผู้จัดการประชุมจะเลือกใช้ผู้ให้บริการเจ้าไหนก็ได้ แค่ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้ให้บริการทำได้ตามมาตรฐานหรือไม่ 

ฝั่ง ETDA เสริมในเรื่องนี้ว่า "ปัจจุบันจะมีผู้ให้บริการระบบควบคุมการประชุม เช่น พวกแอปพลิเคชันต่าง ๆ เยอะแยะมากมายที่ให้บริการระบบ เขาก็สามารถพิจารณาได้ว่า เขาอยากจะเข้ามารับรองหรือเปล่า ซึ่งปัจจุบัน ETDA ก็บอกว่า เรามีให้ 2 แบบ แบบที่ 1 ถ้าอยากได้รับใบประกาศนียบัตร ใบ Certificate เพื่อที่จะบอกว่าคุณผ่านมาตรฐานของ ETDA และ ETDA เข้าไปตรวจระบบจริง ๆ เรียกว่าเป็นการขอรับรอง ขอรับการตรวจประเมิน เพื่อรับรอง แต่จะมีค่าใช้จ่าย

"ถ้าหากไม่สะดวก แต่คุณอยากทำให้ผู้ใช้บริการเข้ามาเลือกได้ โดยสะดวกมากขึ้น ก็ทำ self-assessment ส่งมาให้ ETDA ช่วยดู ถ้า declare ตัวเองมา เป็นกรณีเหมือนให้ผู้บริการบอกว่าระบบของเขาได้ตามมาตรฐาน และเขาเขียนอธิบายมาว่าเขาได้มาตรฐานอย่างไร ETDA ก็จะช่วยดูให้ว่า ความเข้าใจ เรามาทำความเข้าใจร่วมกันว่า มาตรฐานข้อนี้ หมายความว่าอย่างไร แล้วที่คุณดูตัวเอง คุณเขียนอธิบายมา โอเคไหม เข้าใจตรงกันหรือยัง ถ้าเข้าใจตรงกันถูกต้อง เราก็ยินดีเอารายชื่อขึ้นให้บนหน้าเว็บไซต์ด้วย ว่าตัวผู้ให้บริการเอง ได้รับรองตัวเองแล้วนะ ว่าเขา ทำได้ตามมาตรฐาน"

รุสนันท์  ทวนความเข้าใจว่า "เราสามารถเข้าไปหน้าเว็บไซต์ของ ETDA แล้วก็ดูรายชื่อ ที่คนให้บริการได้มาเช็กระบบว่าทำอย่างถูกต้องกับ ETDA แล้ว หรืออีกคน เขามา certified เลย อย่างเป็นทางการ เพื่อให้เป็น official ว่าเขาสามารถจัดการประชุมแบบ e-Meeting ได้เป็นมาตรฐานและระบบที่ ETDA รับรอง"

ทั้งนี้ ผู้จัดที่จะจัดประชุม สามารถเข้าไปดูประกาศทั้งสองแบบได้ ที่นี่ 

"ต้องระวังนิดนึง ผู้ให้บริการที่มารับรอง หรือว่ามีการขึ้นรายชื่อ คือ ผู้ให้บริการที่จะให้บริการระบบ แต่ในเรื่องของการจัดประชุม ตัวผู้จัดประชุมเอง ก็ต้องดูในเรื่องกระบวนการประชุมที่กล่าวถึงในตอนต้น เพราะผู้ให้บริการที่เข้ามาขอรับรอง เขาจะทำตามมาตรฐานที่เกี่ยวกับความมั่นคงปลอดภัยของระบบ เพื่อที่จะบอกว่า ระบบของเขามี security เพียงพอนะ คุณไม่ต้องกังวลว่า ข้อมูลจะหลุดรั่ว หรือว่าอะไร เขาให้ความสำคัญกับระบบ สามารถให้บริการระบบอย่างมีเสถียรภาพ ต่อเนื่อง" 

ย้ำ พ.ร.ก. นี้ มาเสริม กม. ที่มีอยู่ ต้องดู กม.เดิมด้วย

"ตัว พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ กับมาตรฐานต่าง ๆ เป็นเพียงแค่ตัวเสริม ถ้ามีกฎหมายหลัก บอกอยู่แล้วว่า การประชุมต้องทำอย่างไร ตรงนี้จะมารองรับว่า สิ่งที่ทำอยู่แล้วในปัจจุบัน คุณสามารถทำทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย เพราะฉะนั้นเรื่องขององค์ประชุม การลงมติ ฯลฯ พวกนี้ ยังคงเป็นไปตามกฎหมายเดิม" ทีม ETDA กล่าวทิ้งท้าย

ทั้งนี้ ท่านสามารถชมคลิป รู้รอบ ถาม-ตอบ e-Meeting ได้ 3 ช่องทาง คือ

• เฟซบุ๊ก https://www.facebook.com/ETDA.Thailand/videos/593169524983676/
• ยูทูบ https://youtu.be/hVi77dyOE8Q
• อินสตาแกรม https://www.instagram.com/p/CQm8HVbFwBA/